Procedury… Na sam dźwięk tego słowa cierpnie nam skóra. Kojarzy się ono z przymusem, ograniczeniem, żmudną pracą i ciążącym obowiązkiem. Zaczęłam się więc zastanawiać, dlaczego tak naprawdę nie lubimy procedur. Nie lubimy ich przestrzegać, nie lubimy tworzyć. Co nam w nich tak naprawdę przeszkadza? By się dowiedzieć, jak łatwo tworzyć wartościowe procedury i nie poświęcać zbyt wiele czasu, warto wziąć udział w szkoleniu z zarządzania procesami lub w sprincie z SIPOC. 

Trzy najważniejsze parametry każdej procedury: aktualność, prosty język, krótka i zwięzła forma.

Ja, jako trener biznesu, najbardziej zwracam uwagę na aktualność procedur. Procedury stworzone raz, nadludzkim wysiłkiem, dumnie stanowiące wiersz w rejestrze lub zapis na dysku bardzo często są nieskuteczne i niepotrzebne.

Druga sprawa to język. Często napisane są niezrozumiale, zbyt pompatycznie. Moi ulubieńcy zazwyczaj zawierają także nazwy potoczne albo skróty typu: BLP, OTF, MaGa, co utrudnia ich zrozumienie nawet współpracownikom twórcy.

I oczywiście zbyt długie… procedura na 20 stron. Czy ktoś w ogóle miał tyle determinacji, żeby dotrzeć do końca? Z treści procedury często nic nie wynika. Nie wskazuje ona osób odpowiedzialnych, nie ustala punktów kontroli i w zasadzie… jaki jest sens jej wdrożenia?

Jeśli tworzysz procedury i zastanawiasz się, jak sprawić, by były krótsze i ciekawsze, chętnie porozmawiam z Tobą na szkoleniu z zarządzania procesami.

Tymczasem do opracowania procedur i instrukcji opisujących ważne (czytaj: crossowe, problematyczne) procesy w firmie, ja używam SIPOCa. 

Przy takim trybie mamy pewność, że procedura jest aktualna i odpowiada rzeczywistości 1:1. Mamy cel procedury, poparty uzasadnieniem biznesowym, co czyni ją istotną biznesowo. Nie tworzy jej jeden człowiek, tylko grupa, po to, aby zabezpieczyć interes organizacji z różnych perspektyw. Ujmuje istotne aspekty, tj.: odpowiedzialność, kontrola, aktualizacja. Wszystkiego da się nauczyć! Posłuży do tego szkolenie z zarządzania procesami.

Na koniec kilka wskazówek:

– pamiętaj, żeby najpierw opisać stan faktyczny, a dopiero później szukać usprawnień

– nie oszukuj siebie i innych, jeśli nie jesteś w stanie ustalić faktów, to coś nie działa prawidłowo

– pisz prostym językiem i pełnymi zdaniami, za tydzień sam nie będziesz pamiętać co miałeś na myśli

– nie musisz zrobić za pierwszym razem idealnie. Napisz, sprawdź na procesie, zaplanuj zmianę, popraw

– jeśli nie jesteś w stanie stworzyć pierwszej wersji procedury w 2 godziny, to podziel temat na mniejsze obszary

– stwórz nawyk aktualizacji procedur w organizacji, jeśli pojawią się nowe okoliczności poprawiaj dokument, zamiast ustalać na maila 

Jeśli uważasz, że twoja firma potrzebuje szkolenia z zarządzania procesami, aby między innymi tworzyć wartościowe procedury, Sekwencja Biznesu zbada potrzeby i przeprowadzi szkolenie dopasowane do potrzeb branży, dla kluczowych pracowników.